Lyhyt vastaus
Pääsääntö on aloittaa sisäisestä kanavasta, jos sellainen on käytettävissä ja ilmoittaja luottaa sen toimivuuteen. Mikäli sisäinen kanava puuttuu, ilmoittaja ei luota sen riippumattomuuteen tai sisäinen ilmoitus ei johda toimenpiteisiin, voi ilmoituksen tehdä suoraan oikeuskanslerinvirastoon. Vasta viimeisenä vaihtoehtona tulee kyseeseen julkinen ilmaiseminen.
1. Sisäinen ilmoituskanava (organisaation oma)
Ensisijainen reitti useimmissa tilanteissa.
Sisäinen kanava on organisaation oma järjestelmä, jonka kautta ilmoittaja voi tehdä ilmoituksen kirjallisesti tai (organisaation valinnan mukaan) myös suullisesti. Ilmoituksen vastaanottaa nimetty käsittelijä, jonka tehtävänä on toimia puolueettomasti ja salassapitovelvoitteensa puitteissa.
Lain mukaiset velvoitteet sisäiselle kanavalle:
- Vastaanottokuittaus ilmoittajalle 7 päivän kuluessa
- Palaute toimenpiteistä 3 kuukauden kuluessa
- Ilmoittajan henkilöllisyyden suojaaminen ja kirjattu käsittely
- Riippumaton ja koulutettu käsittelijä
- Tekninen ja tietoturvallinen toteutus, joka mahdollistaa myös anonyymin ilmoittamisen halutessa
Sisäisen kanavan etuja ovat nopeus ja organisaation oma vaikutusvalta — väärinkäytökset voidaan korjata ennen kuin niistä tulee ulkoinen tai julkinen tapaus.
2. Ulkoinen kanava — oikeuskanslerinvirasto
Käytetään kun sisäinen kanava ei ole käytettävissä tai sopiva.
Suomessa keskitettyä ulkoista ilmoituskanavaa ylläpitää oikeuskanslerinvirasto. Tämä on tarkoituksellinen valinta: viranomainen voi arvioida ilmoituksen puolueettomasti ja siirtää sen edelleen toimivaltaiselle viranomaiselle (esim. Finanssivalvonta, ympäristöviranomainen, kuluttajavirasto).
Ulkoisen kanavan käyttö on perusteltua erityisesti silloin, kun:
- Organisaatio ei ole järjestänyt sisäistä kanavaa lain edellyttämällä tavalla
- Sisäinen ilmoitus on jo tehty, mutta siihen ei ole reagoitu lain määräaikojen sisällä
- Ilmoittaja perustellusti epäilee, että sisäinen kanava ei ole riippumaton tai johtaa vastatoimiin
- Rikkomukseen on osallistunut organisaation ylin johto
- Asia vaatii nopeaa viranomaiskäsittelyä rikkomuksen luonteen tai laajuuden vuoksi
Oikeuskanslerinvirasto ei käsittele anonyymejä ilmoituksia — yhteystiedot on annettava. Henkilöllisyys kuitenkin pidetään salassa lain edellyttämin tavoin. Sisäisesti tehtyjä ilmoituksia voi sen sijaan vastaanottaa myös täysin anonyyminä, jos organisaatio sallii tämän.
3. Julkinen ilmaiseminen (esim. media)
Viimesijainen vaihtoehto — tiukat edellytykset.
Lain 8 § sallii ilmoituksen tekemisen julkisesti — esimerkiksi medialle — vain rajatuissa tilanteissa. Suoja säilyy julkisessa ilmaisemisessa, jos jokin seuraavista täyttyy:
- Ilmoittaja on aiemmin tehnyt ilmoituksen ulkoiseen kanavaan, eikä siihen ole reagoitu lain määräaikojen sisällä
- Ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa, että rikkomus aiheuttaa välittömän vaaran yleiselle edulle
- Ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa, että ulkoisen kanavan käyttö johtaisi vastatoimiin tai että rikkomusta ei tutkita
Julkinen ilmaiseminen ilman näiden edellytysten täyttymistä voi jättää ilmoittajan ilman lain suojaa ja altistaa hänet esimerkiksi vahingonkorvausvastuulle.
Voiko ilmoituksen tehdä anonyymisti?
Sisäisessä kanavassa anonymiteetti riippuu organisaation valinnasta. Hyvä käytäntö on tarjota anonyymi vaihtoehto, koska se madaltaa kynnystä ilmoittaa väärinkäytöksistä. Anonyymi ilmoittaja ei saa lain mukaista suojaa vastatoimia vastaan, koska henkilöllisyyden ollessa tuntematon vastatoimien todentaminen on käytännössä mahdotonta.
Ulkoisessa kanavassa (oikeuskanslerinvirasto) anonyymejä ilmoituksia ei oteta vastaan. Yhteystiedot on annettava, mutta henkilöllisyys pidetään salassa siten kuin laissa säädetään.
Käsittelyn lakisääteiset määräajat
- 7 pvVastaanottokuittaus ilmoittajalle. Sisältää tiedon siitä, että ilmoitus on otettu käsittelyyn.
- 3 kkPalaute toimenpiteistä — mitä on tutkittu, todettu ja päätetty.
Anna ilmoittajille turvallinen reitti
Lakisääteisten määräaikojen seuranta, anonyymi viestintä, salattu sisältö ja kirjattu käsittely — kaikki yhdessä paketissa.