Ilmoittajansuojelulaki — Mitä yrityksen pitää tietää?

Ilmoittajansuojelulaki (1171/2022) suojaa henkilöitä, jotka ilmoittavat havaitsemistaan väärinkäytöksistä työnsä yhteydessä. Lain tarkoituksena on varmistaa, että ilmoittaja voi tehdä ilmoituksen turvallisesti ilman pelkoa vastatoimista, kuten irtisanomisesta tai syrjinnästä.

Laki kattaa laajan joukon EU-oikeuden ja kansallisen lainsäädännön rikkomuksia, mukaan lukien julkiset hankinnat, rahanpesun estäminen, tuoteturvallisuus, ympäristönsuojelu, kuluttajansuoja ja tietosuoja.

Ilmoittajansuojelulaki asettaa velvoitteita organisaatioille kahdessa vaiheessa:

• Vähintään 250 työntekijää: Velvoite perustaa sisäinen ilmoituskanava tuli voimaan 1.1.2023.
• 50–249 työntekijää: Velvoite tuli voimaan 17.12.2023.
• Kunnat yli 10 000 asukasta: Velvoite perustaa ilmoituskanava.
• Tietyt toimialat: Finanssivalvonnan alaiset yritykset, rahanpesulain soveltamisalaan kuuluvat toimijat ja muut erityissääntelynalaiset organisaatiot koosta riippumatta.

Myös alle 50 henkilön yritykset voivat vapaaehtoisesti perustaa ilmoituskanavan. Tämä on suositeltavaa erityisesti, jos yritys toimii riskialttiilla toimialalla tai haluaa edistää avointa yrityskulttuuria.

Ilmoittajansuojelulaki edellyttää organisaatioilta seuraavia toimenpiteitä:

1. Sisäisen ilmoituskanavan perustaminen

Organisaation on perustettava sisäinen ilmoituskanava, jonka kautta työntekijät ja muut sidosryhmät voivat ilmoittaa havaitsemistaan väärinkäytöksistä. Kanavan on mahdollistettava ilmoittaminen kirjallisesti ja suullisesti, ja ilmoittajan henkilöllisyyden on pysyttävä suojattuna.

2. Ilmoitusten käsittely

Organisaation on nimettävä puolueeton henkilö tai osasto ilmoitusten käsittelyyn. Käsittelijöillä on salassapitovelvollisuus ilmoittajan henkilöllisyydestä.

3. Ilmoittajan suojelu

Ilmoittajaan ei saa kohdistaa vastatoimia ilmoituksen johdosta. Kiellettyihin vastatoimiin kuuluvat muun muassa irtisanominen, lomauttaminen, siirtäminen toisiin tehtäviin, palkan alentaminen ja muu epäasiallinen kohtelu.

4. Tietojen suojaaminen

Ilmoittajan henkilöllisyystietoja saa käsitellä vain nimetyt käsittelijät. Tiedot on suojattava asianmukaisesti, ja niiden käsittelyssä on noudatettava tietosuojalainsäädäntöä (GDPR).

Ilmoittajansuojelulaki asettaa tarkat aikarajat ilmoitusten käsittelylle:

Ilmoittajansuojelu.fi seuraa näitä määräaikoja automaattisesti ja lähettää muistutukset käsittelijöille, jotta yrityksen ei tarvitse huolehtia aikarajojen noudattamisesta erikseen.

Lain noudattamatta jättämisestä voi seurata vakavia seuraamuksia:

• Hyvitys ilmoittajalle: Jos ilmoittajaan kohdistetaan kiellettyjä vastatoimia, ilmoittajalla on oikeus hyvitykseen. Hyvityksen määrä on vähintään 10 000 euroa ja enintään 200 000 euroa.
• Todistustaakan kääntyminen: Vastatoimia koskevassa riidassa työnantajan on osoitettava, ettei toimenpide johtunut ilmoituksesta.
• Maineriski: Sisäisen ilmoituskanavan puuttuminen voi johtaa ilmoituksen tekemiseen suoraan viranomaiselle tai julkistamiseen, mikä aiheuttaa merkittävän maineriskin.

1. Perusta sisäinen ilmoituskanava — Valitse tietoturvallinen ja helppokäyttöinen ratkaisu, joka mahdollistaa anonyymin ilmoittamisen.
2. Nimeä ilmoitusten käsittelijät — Valitse puolueettomat henkilöt, joilla on riittävä osaaminen ja valtuudet käsitellä ilmoituksia.
3. Laadi sisäiset ohjeet — Dokumentoi ilmoitusten käsittelyprosessi ja tiedota henkilöstöä ilmoituskanavan olemassaolosta.
4. Kouluta henkilöstö — Varmista, että kaikki työntekijät tietävät ilmoituskanavasta ja osaavat käyttää sitä.
5. Seuraa määräaikoja — Huolehdi 7 päivän vastaanottovahvistuksesta ja 3 kuukauden palautteenantamisesta.

Ilmoittajansuojelu.fi tarjoaa valmiin, lakisääteisen ilmoituskanavan hintaan 29 €/kk + alv. Palvelu sisältää anonyymin ilmoituskanavan, salatun viestinnän, automaattiset määräaikamuistutukset ja GDPR-yhteensopivan tietojen käsittelyn. Käyttöönotto onnistuu muutamassa minuutissa.